Produktinformationen werden in Unternehmen häufig in verschiedenen Systemen gespeichert und aktualisiert. Wenn dieselben Daten von Teams aus Produktentwicklung, Marketing und Einkauf genutzt werden, entstehen oft isolierte Datensilos. Dies führt zu uneinheitlichen Informationen und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Ein Produkt Information Management (PIM)-System fungiert als zentrale, verlässliche Quelle für alle Arten von Produktdaten. Es ermöglicht dir, sämtliche Informationen an einem Ort zu pflegen und zu verwalten – effizient, konsistent und stets aktuell.
Produktinformationen für alle Kanäle strukturieren
Mit einem PIM-System kannst du deine Produktinformationen genau so strukturieren, wie sie in den verschiedenen Vertriebs- und Marketingkanälen deines Unternehmens erscheinen sollen. Du musst nicht mehr manuell in E-Commerce-Plattformen, InDesign-Dateien, Excel-Tabellen oder anderen Systemen Änderungen vornehmen, um die Produktreihenfolge anzupassen oder Daten hinzuzufügen bzw. zu entfernen. All dies wird zentral im PIM-System verwaltet, und die Änderungen werden automatisch in allen Sprachen und Kanälen aktualisiert, die du mit dem PIM-System verknüpft hast.
Auf diese Weise reduzierst du den manuellen Arbeitsaufwand erheblich. Die Anzahl von Fehlern und Übersehenem wird minimiert, und alle in deinem Unternehmen nutzen dieselben Daten für Geschäftsentscheidungen.
Arbeitsprozesse abteilungsübergreifend mit PIM optimieren
Eine zentrale Datenquelle für Produktinformationen kann alle Prozesse in deinem Unternehmen optimieren, die mit Produktdaten zu tun haben. Die Implementierung eines PIM-Systems bedeutet jedoch, dass du einige deiner Arbeitsprozesse ändern wirst – einfach weil du ein Tool erhalten hast, das Optimierungen ermöglicht.
Es ist daher sinnvoll, deine grundlegenden Arbeitsprozesse zu analysieren und die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Abteilungen und deren Nutzung von Produktinformationen zu betrachten.
Das PIM-System sollte deine Arbeitsprozesse bestmöglich unterstützen – insbesondere im Hinblick auf das Rollenmanagement. Wer sollte Zugriff auf welche Funktionen haben? Sollten verschiedene Abteilungen unterschiedliche Rechte erhalten? Sollten Produktdaten in bestimmten Phasen gesperrt werden können? Welche Zugriffsrechte sollten externe Mitwirkende haben?
Die Antworten auf diese Fragen stellen wichtige Anforderungen an dein zukünftiges PIM-System. Um einen Überblick zu erhalten, kannst du die folgenden grundlegenden Fragen als Ausgangspunkt verwenden:
- Wie arbeitest Du derzeit mit Produktdaten?
- Wer sollte mit Produktinformationen interagieren?
- Was sollten sie tun?
- Wie sollten sie es tun?
- Wann sollten sie es tun?
Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Art und Weise, wie das PIM-System Aufgaben darstellt, die erledigt werden können und müssen. Grundsätzlich kann man unterscheiden, ob ein PIM-System die Bearbeitung von Produktinformationen sequenziell oder parallel ermöglicht. Das heißt, ob eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste begonnen werden kann, oder ob mehrere Benutzer gleichzeitig verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit Produktinformationen ausführen können. Daher ist es wichtig zu überlegen, was für Dein Unternehmen am besten geeignet ist.
Produktdaten entlang der gesamten Wertschöpfungskette abbilden
Die Umstellung der Datenanreicherungsprozesse im gesamten Unternehmen mag zunächst herausfordernd erscheinen, doch der Aufwand lohnt sich. Unser englischer Leitfaden über die 5 crucial questions you need to answer before choosing a PIM System hilft dir, ein PIM-System zu finden, das deinen Anforderungen in allen Schlüsselbereichen entspricht.
Du wirst wahrscheinlich überrascht sein, wie viele verschiedene Mitarbeitende tatsächlich auf Produktdaten zugreifen und mit ihnen arbeiten müssen. Sobald du den Überblick hast, kannst du dein PIM-System als Motor für eine Reihe von Optimierungen in der Wertschöpfungskette deines Unternehmens nutzen.
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