Gutes Product Information Management in jeder Phase des Produktlebenszyklus

01.09.2026

Wie ein Product Information Management-System in jeder Phase des Produktlebenszyklus Mehrwert schafft

Zunächst einmal: Was ist ein Product Information Management (PIM)-System? Wie funktioniert es?

Ein PIM-System ist eine Software zur Speicherung und zentralen Verwaltung einer Vielzahl von Produktinformationen.

Funktion: Ein PIM-System basiert auf einer Produktinformationsdatenbank, die mit Produktdaten aus verschiedenen Quellen (ERP, Excel, PLM usw.) gefüllt wird. Die Produktinformationen können von verschiedenen Mitarbeitenden eingegeben werden, die in allen Phasen des Produktlebenszyklus mit den Produkten in Berührung kommen. Die gesammelten Informationen werden automatisch oder manuell strukturiert, kategorisiert, verbessert und vervollständigt, in zahlreiche Sprachen übersetzt und mit passenden Materialien verknüpft.

Sobald qualitativ hochwertige Produktinformationen erstellt wurden, können sie über verschiedene Vertriebskanäle veröffentlicht werden: Printkataloge, Marktplätze (Amazon, eBay usw.), elektronische Kataloge (BMEcat, ETIM usw.), Onlineshops (Spryker, OXID, Shopify, Shopware, Commercecloud usw.), mobile Anwendungen und mehr.

Die Hauptaufgabe eines PIM-Systems besteht daher nicht in der Arbeit mit den Produkten selbst, sondern in der Arbeit mit den Produktinformationen. Das macht PIM-Software zu einer wertvollen Unterstützung während des gesamten Produktlebenszyklus.

Nutzen eines PIM-Systems – bereits vor Beginn der vier Phasen des Produktlebenszyklus

PIM in der Konzeptionsphase

Bereits in der Phase der Produktkonzeption ist es sinnvoll zu überlegen, welche Produktinformationen wichtig sein könnten und welche technischen Daten zur Beschreibung des Produkts verwendet werden sollten. Welchen Nutzen bietet dieses Produkt, und wodurch unterscheidet es sich von anderen Produkten? Es empfiehlt sich zudem, frühzeitig mit der Erstellung der Produktbeschreibungen zu beginnen. Dies ermöglicht erhebliche Zeitersparnisse, da das Produkt frühzeitig für die Markteinführung vorbereitet wird. Die Erstellung hochwertiger Marketingtexte ist sehr zeitaufwendig und lässt sich mit einer PIM-Lösung schneller und standardisierter umsetzen.

PIM während der Produktentwicklung

Die Arbeit an qualitativ hochwertigen Produktbeschreibungen muss parallel zur Produktentwicklungsphase erfolgen, um zu vermeiden, dass bei der Markteinführung zu viel Zeit aufgewendet werden muss.

Eine schnelle Entwicklung und Markteinführung neuer Produkte verschafft Herstellern einen strategischen Wettbewerbsvorteil.

Hier kann ein PIM-System helfen

Ein PIM-System ermöglicht es nicht nur, frühzeitig mit der Arbeit an Produktbeschreibungen zu beginnen, sondern spart auch Zeit bei der Erstellung und Übersetzung hochwertiger Produktbeschreibungen und erlaubt es, die erstellten Informationen schnell über verschiedene Kanäle zu veröffentlichen. Ein PIM speichert alle Produktdaten, die für die Markteinführung benötigt werden, zentral.

Wichtige Informationen, die während der Produktentwicklung entstehen – etwa Zeichnungen, 3D-Modelle oder Fotos von Prototypen – können ebenfalls in einem PIM-System wie in einem Repository gespeichert und bei Bedarf Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung gestellt werden.

Nutzen eines PIM-Systems während der vier Phasen des Produktlebenszyklus

PIM bei der Markteinführung

Während der Produkteinführung sollte das Marketing gleichzeitig über alle möglichen Kanäle erfolgen – Printkataloge, Großhändler, Portale, Onlineshops (eigene und Partnershops), Websites, Webanwendungen und mehr. Ein PIM-System hilft nicht nur dabei, konsistente Informationen über die benötigten Kanäle zu verteilen, sondern ermöglicht es auch, die Anzahl dieser Kanäle zu erhöhen, ohne die Pflegekosten zu steigern. Durch die Anbindung der Vertriebskanäle an ein PIM-System können Produktdaten schnell synchronisiert und aktualisiert werden. Auch die Fehlerkorrektur nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als ohne PIM-Lösung.

PIM in der Wachstumsphase

Studien zeigen, dass Unternehmen, die ein PIM-System eingeführt haben, ihren Online-Umsatz deutlich steigern (Conversion-Rate-Steigerung von 17 bis 56 Prozent*¹). Der Grund: Neue Vertriebskanäle lassen sich leicht an ein PIM-System anbinden. Mit einem PIM-System können Hersteller vollständigere und genauere Produktinformationen erstellen als ohne, da die Informationen an zentraler Stelle mehrfach aktualisiert und ergänzt werden können, um die Produktentwicklung widerzuspiegeln. Kunden kaufen eher ein Produkt mit einer detaillierten und hochwertigen Beschreibung.

*1: Jorij Abraham: Product Information Management, Theory and Practice, Kapitel 2.3 Operational Benefits, 2.3.1 Increased Turnover, unter Bezugnahme auf eine AT-Kearney-Studie von 2014.

PIM in der Reifephase

Vollständigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Genauigkeit und Aktualität von Informationen zu Produkten, Sonderangeboten, Rabatten und Bonusprogrammen stärken das Vertrauen und die Loyalität der Kunden. Gerade in dieser Phase ist die Qualität der Produktbeschreibungen ein entscheidendes Kaufkriterium. Dieses Kriterium gewinnt in einem wettbewerbsintensiven Umfeld besonders an Bedeutung.

PIM in der Degenerationsphase

Eine PIM-Lösung kann auch in dieser Phase der Wertschöpfungskette Vorteile bieten. Die Marktdurchdringung mit Kampagnen und Aktionen über verschiedene Kanäle lässt sich mit einem PIM deutlich schneller und einfacher erreichen. Ein PIM kann Maßnahmen produktiver erscheinen lassen, die mit den aktuellen Mitteln nicht oder nur mit erheblichem Aufwand erreichbar wären. Nach der Einführung eines PIM-Systems ist es deutlich einfacher, veraltete Produkte aus den Katalogen zu entfernen. So bleibt das Produktsortiment schnell und kontinuierlich aktuell.

Fazit

Ziele von PIM-Systemen:

• Die Arbeit mit Produktinformationen so weit wie möglich automatisieren und eine „Single Source of Truth“ für Produktinformationen in einem System schaffen
• Mitarbeitende von Routinearbeiten entlasten und Kolleginnen und Kollegen moderne Usability und Ergonomie am Arbeitsplatz bieten
• Den Aufwand für die Weiterleitung an Vertriebskanäle reduzieren
• Fehler reduzieren und die Datenqualität erhöhen
• Die Transparenz über den Status von Produktinformationen erhöhen und dem Unternehmen ein effektives Werkzeug zur Visualisierung und Überwachung bieten (Workflows/Dashboard)

Der Einsatz von PIM-Software hilft Unternehmen, die Produktivität ihrer Produktinformationsprozesse zu steigern, ihre Time-to-Market zu verkürzen und die Qualität ihrer Daten zu verbessern.

Bessere, fehlerfreie und schnell verfügbare Produktinformationen tragen sowohl zur User Experience als auch zu SEO bei und sind ein Faktor, der den Umsatz und die Kundenbindung im digitalen Vertrieb steigert.